Jennifer Turner: tijd, salaris en een functie die klopt
Gesprek gevoerd en afspraken vastgelegd. Op basis van 91 ClickUp-taken, de tijdregistratie tot half juli 2026, marktonderzoek en de transcriptie van het functioneringsgesprek.
De kern
Het gesprek is gevoerd en de afspraken liggen er. Dit is wat we Jennifer voorstellen, en de onderbouwing erachter.
Wat er is afgesproken
Jennifer wil vanaf eind september meer werken, mits het met de opvang van haar dochter uitkomt. Zij noemde zelf 14 uur per week, verdeeld over haar twee opvangdagen. Op salaris opende zij op € 18; wij zetten in op € 16,50, de mediaan van de markt. De rol groeit richting office manager, met de administratie, attenties en kantoorzaken als kern. Het narrowcasting-scherm blijft bij haar, maar met een kader en een tijdsbudget, want zij gaf zelf aan dat het "wel wat minder kan".
Het salarisvoorstel: € 16,50 per uur
Zij vroeg om onderbouwing, en die is er. Marktonderzoek naar office manager en directieassistent in het MKB (2026) plaatst haar situatie, gegroeid vanuit schoonmaak, breed ondersteunend, zonder specifieke vooropleiding, in deze range:
| Referentie | Bruto/uur | Bron |
|---|---|---|
| Wettelijk minimum (1 jan 2026) | € 14,71 | Rijksoverheid |
| Wettelijk minimum (1 jul 2026) | € 14,99 | Rijksoverheid |
| Junior office manager | € 13,57 - 17,32 | Indeed, vacaturedata |
| Instap directieassistent | € 17,32 - 21,28 | WageIndicator |
| Marktconform voor haar situatie | € 15,50 - 17,50 | mediaan € 16,50 |
Zij groeide vanuit schoonmaak, heeft 2,5 jaar ervaring en geen relevante opleiding. Dat plaatst haar onderaan de office-manager-range en rond het instapniveau van een directieassistent. Haar wens van € 18 ligt net boven wat voor deze functie marktconform is; € 16,50 is de mediaan en dus het meest verdedigbare bod.
Wat € 16,50 betekent
| Vergelijking | Waarde |
|---|---|
| Ten opzichte van haar huidige € 14,40 | +14,6% |
| Ten opzichte van het WML (jul 2026) | +10,1% |
| Bruto per maand bij 14 uur/week | € 1.000 |
| Bruto per jaar bij 14 uur/week | € 12.003 |
Nog te checken voor het definitief is. Het marktonderzoek kon geen cao voor Congos v.o.f. vinden. Als er een cao van toepassing is, kan die een hogere schaal voorschrijven dan € 16,50. Laat dat verifieren door de salarisadministratie voordat het bedrag vastligt.
Waar de tijd heen ging (feb t/m half juli 2026)
Alle geregistreerde tijd, uitgesplitst per maand. Juli loopt tot en met de 16e, dus die maand is nog niet compleet.
| Taak | feb | mrt | apr | mei | jun | jul* | Totaal |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| NarrowcastingSigny-scherm, taak loopt sinds dec 2025 | 3,7 | 9,5 | 10,4 | 4,2 | 6,9 | 2,6 | 37,3 |
| Urenadministratiemaandelijks terugkerend | 1,5 | 1,4 | 1,8 | 2,4 | 3,7 | 1,0 | 11,9 |
| Avond4daagse | 0,3 | 0,5 | 0,6 | 2,9 | 0,1 | — | 4,4 |
| Teamuitje | — | — | — | 1,4 | 0,7 | — | 2,1 |
| Paaslunch | — | 1,7 | — | — | — | — | 1,7 |
| Amazon facturen | 0,3 | 0,4 | 0,0 | 0,2 | 0,4 | 0,1 | 1,4 |
| Kaart + attentie | 1,0 | — | — | — | — | — | 1,0 |
| Spotify factuur | 0,1 | 0,2 | — | 0,2 | 0,1 | — | 0,6 |
| Totaal geregistreerd | 6,9 | 13,7 | 12,8 | 11,3 | 12,0 | 3,7 | 60,3 |
| Aandeel narrowcasting | 54% | 69% | 81% | 38% | 58% | 71% | 62% |
* Juli loopt tot en met 16 juli. Uren in decimalen (0,5 = 30 minuten).
Narrowcasting tegenover al het andere werk
Wat de maanduitsplitsing laat zien
Het loopt op van 54% in februari naar een piek van 81% in april, zakt terug naar 38% in mei, en klimt weer naar 71% in juli. Dat is geen constante belasting maar een taak die telkens opnieuw oplaait. Mei is het interessantste datapunt: toen ging haar aandacht naar de avond4daagse en het teamuitje, en zakte Signy vanzelf naar de achtergrond. Zodra die er niet zijn, vult het scherm de ruimte weer op.
April is het duidelijkste signaal: 10,4 van de 12,8 geregistreerde uren gingen naar het scherm. Dat is bijna een hele maand administratie aan één taak.
Wat je hier niet uit kunt afleiden
De registratie dekt ongeveer tweederde van haar administratieve tijd (60 uur geregistreerd tegenover ruwweg 92 uur beschikbaar). Wat er in de resterende 32 uur gebeurde, weet je niet. Attenties en kaartjes staan nauwelijks in de tijdregistratie terwijl ze wel worden afgerond, dus die tijd wordt waarschijnlijk niet geboekt. Vraag dat na voordat je conclusies trekt over haar totale werkverdeling.
Wat ze nu doet: de rolanalyse
Over 91 taken sinds augustus 2024 valt haar werk in vier categorieën uiteen.
| Categorie | Voorbeelden uit ClickUp | Oordeel |
|---|---|---|
| Attenties & sociale momenten~40 taken | Geboorte Johan en Michel, rouwkaart Ricardo, condoleance Ruben, indiensttreding Lisa en Dennis, afscheid Iris en Marc, sinterklaas, kerstpakketten | Kern, behouden |
| Events & uitjes~15 taken | Kerstfeest 2024 en 2025, teamuitje, paaslunch, maandelijkse sportafspraak, avond4daagse, voorbereidingen 12 juni | Kern, behouden |
| Facilitair & inkoop~20 taken | Boodschappen, toners, batterijen, muismatten, vloerkleden, raamdecoratie, Zenvoices, facturen ophalen | Kern, uitbreidbaar |
| Narrowcasting2 taken, 37 uur | Interne communicatie via scherm optuigen (Signy), loopt sinds december 2025 | Vastgelopen |
Het probleem is niet Jennifer
Kijk naar wat ze afmaakt: attenties en events worden consequent afgerond, vaak binnen een dag na de deadline. Ze pakt zelf initiatief ("gedragsverandering kantoor opruimen", "raamdecoratie"). De urenadministratie draait al twee jaar maandelijks door zonder dat jij eraan trekt. Dat is precies het profiel dat je zoekt: zelfstandig, afmaker, oog voor mensen. Het probleem is dat één taak zonder kader al haar ruimte opeet.
Wat er van jou, Marijn en Lisa naar haar kan
Uit de Facilitair-lijst blijkt dat jij en Marijn structureel werk doen dat bij een office manager hoort.
| Taak | Nu bij | Waarom naar Jennifer | Schatting |
|---|---|---|---|
| Kantoor-inkoop en voorraadverpakkingsmateriaal, bier, flipover, schoonmaak | Marijn, Stefan | Doet ze al ad hoc. Maak er een vaste voorraadronde van. | 1u/wk |
| Leveranciers- en factuuradministratieZenvoices, facturen, abonnementen | Jennifer, Stefan | Ze nam Zenvoices zelf in gebruik. Uitbreiden naar alle vaste leveranciers. | 1-2u/wk |
| Relatiegeschenken en kerstkaarten | Marijn, Lisa | Doet ze al aan mee. Kan volledig naar haar, Lisa alleen op ontwerp. | seizoen |
| Onboarding-logistiekwerkplek, attentie, welkomstpakket | Stefan | Ze doet de attentie al. De logistiek hoort erbij, het technische deel niet. | per keer |
| Kantoorbeheer en klusregiekluslijst, grofvuil, schoonmaakplanning | Stefan, Marijn | Zij is er twee dagen fysiek. Signaleren en uitzetten kan zij. | 1u/wk |
| Interne communicatie (Signy) | Jennifer | Blijft bij haar, maar met kader en tijdsbudget. | 1u/wk |
Bij elkaar 4 tot 6 uur per week extra, bovenop haar huidige 4 uur administratie. Dat maakt een derde dag verdedigbaar, en het is werk dat nu versnipperd bij jou en Marijn ligt.
Het narrowcasting-besluit
Hier zit je hele capaciteitsvraag in. Drie richtingen, afhankelijk van wat je in het gesprek hoort.
1. Kader geven en doorgaan Advies
Maak stap 3 tot 5 uit de taak af: vast format, vaste frequentie (bijvoorbeeld één plaatsing per week), tijdsbudget van 1 uur. Vastleggen in het handboek zodat het niet elke keer opnieuw wordt uitgevonden. Kies dit als je hoort dat ze vastloopt op "hoe moet het eruitzien" en niet op de techniek. Levert ongeveer 2 uur per week op.
2. Afschalen
Staat de opbrengst niet in verhouding tot 37 uur, breng het dan terug tot alleen de hoogwaardige momenten: verjaardagen, in- en uitdiensttreding, geboortes. De rest laten vallen. Levert direct 3 uur per week op.
3. Stoppen
Alleen als blijkt dat niemand kijkt. Dat weet je nu niet, en dat is precies wat je moet vragen.
Functieomschrijving: Office Manager
Een concept om in het gesprek neer te leggen. Bewust gebouwd op wat ze aantoonbaar al doet volgens haar ClickUp-historie, aangevuld met werk dat nu versnipperd bij jou en Marijn ligt. Geen wensdenken, wel een groeirichting.
Waarom vastleggen loont
Jennifer is in dienst gekomen als schoonmaker en is er organisch administratief werk bij gaan doen. Er is nooit vastgelegd wat de rol wél is. Dat verklaart ook het narrowcasting-probleem: zonder omschreven verantwoordelijkheid is er geen kader om te bepalen wanneer iets af is. Een functieomschrijving lost dat structureel op en geeft haar iets om ja tegen te zeggen.
Kern van de rol
De office manager zorgt dat het kantoor draait en dat mensen zich gezien voelen. Zij is eerste aanspreekpunt voor facilitaire zaken, beheert de kantoorinkoop en leveranciersadministratie, en organiseert de momenten die het team bij elkaar houden. Zij signaleert zelf wat er nodig is en zet het uit, zodat de vennoten alleen hoeven te beslissen.
| Verantwoordelijkheid | Concreet | Status |
|---|---|---|
| Attenties en sociale momenten | Verjaardagen, geboorte, huwelijk, jubilea, overlijden, in- en uitdiensttreding. Signaleert zelf, regelt kaart en attentie, bewaakt het budget. | Doet ze al |
| Events en teamactiviteiten | Kerstfeest, teamuitje, paaslunch, maandelijkse sportafspraak, borrels. Van datum prikken tot uitvoering. | Doet ze al |
| Urenadministratie | Maandelijks uren nakijken, verlof registreren, rapporteren aan de vennoten. | Doet ze al |
| Schoonmaak | Blijft onderdeel van het takenpakket, donderdag. | Doet ze al |
| Kantoorinkoop en voorraad | Boodschappen, toners, batterijen, kantoorartikelen, schoonmaakmiddelen. Vaste voorraadronde in plaats van losse verzoeken. | Uitbreiden |
| Leveranciers- en factuuradministratie | Facturen ophalen bij vaste leveranciers, Zenvoices bijhouden, abonnementen bewaken en signaleren wat weg kan. | Uitbreiden |
| Interne communicatie | Signy-scherm vullen volgens vast format en vaste frequentie, binnen een budget van 1 uur per week. | Kader nodig |
| Kantoorbeheer en klusregie | Kluslijst bijhouden, kleine reparaties uitzetten, schoonmaakplanning, grofvuil. Signaleren en regelen, niet zelf uitvoeren. | Nieuw |
| Onboarding-logistiek | Werkplek klaarzetten, welkomstattentie, praktische wegwijs. Het technische deel blijft bij Stefan. | Nieuw |
Wat de rol niet is
Expliciet benoemen voorkomt scope creep en geeft haar houvast bij het weigeren van verzoeken:
- Geen IT-beheer of technische werkplekinrichting, dat blijft bij Stefan.
- Geen boekhouding of financiële verantwoording, alleen het aanleveren van facturen.
- Geen HR-beleid of arbeidsvoorwaarden, alleen de praktische uitvoering rond in- en uitdiensttreding.
- Geen klantcommunicatie of marketing, met uitzondering van relatiegeschenken en kerstkaarten.
Benodigde omvang
| Onderdeel | Uren p/week |
|---|---|
| Schoonmaak (donderdag) | 4 |
| Attenties en events | 4 |
| Inkoop en leveranciers | 3 |
| Kantoorbeheer en signalering | 2 |
| Urenadministratie | 1 |
| Interne communicatie (Signy) | 1 |
| Totaal | 14-16 |
Dat is een derde dag bovenop haar huidige 10 uur. Precies het gat dat je wilde vullen, en het verklaart waarom ze in juni al 12 uur extra maakte.
Zo leg je het vast
- Functieomschrijving als bijlage bij de arbeidsovereenkomst, met de tabel hierboven plus de "wat de rol niet is"-lijst. Ondertekend door beide partijen.
- Congos-handboek voor de werkafspraken die het team aangaan: hoe meld je een attentie aan, wat komt er op Signy, hoe vraag je iets aan bij de office manager. Dat is meteen stap 5 uit de narrowcasting-taak, die nu nog open staat.
- Loonstrook en contract: functietitel van schoonmaker naar office manager, uurloon naar € 16,50, urenomvang naar 14 uur per week.
Wat zeg je wanneer
Een loop door het gesprek in vijf stappen. De formuleringen zijn een voorstel, geen script om voor te lezen. Per stap staat wat je met het antwoord doet.
Stap 1 · Open met wat goed gaat (2 minuten)
"Je bent nu ruim twee jaar bij ons, en ik merk dat er dingen vanzelf goed lopen sinds jij ze doet. De attenties, de uitjes, de urenadministratie: daar hoef ik nooit achteraan. Dat wil ik eerst gezegd hebben, want daar begint dit gesprek."
Waarom eerst. Wat volgt is een cijfer dat als kritiek kan landen. Als je daarmee opent, gaat de rest van het gesprek over verdediging in plaats van over oplossen. En het is niet strategisch bedoeld: het is objectief waar.
Stap 2 · Leg het narrowcasting-cijfer neer (10 minuten)
"Ik heb naar je tijdregistratie gekeken, en één ding valt me op. Sinds februari staat er 37 uur op het Signy-scherm. Dat is 62% van alles wat je hebt geboekt, en in april was het zelfs 10 van de 13 uur. Ik schrik daar niet van omdat ik denk dat je het fout doet, maar omdat ik me afvraag of ik je genoeg heb meegegeven om het af te kunnen maken."
Vraag daarna: "Waar gaat die tijd precies in zitten?"
Wat je doet met het antwoord
| Als ze zegt | Dan |
|---|---|
| "Ik weet nooit hoe het eruit moet zien" of "ik begin steeds opnieuw" | Dit is het meest waarschijnlijke antwoord en het bevestigt de hypothese. Ga naar besluit 1: kader geven. Spreek een format, frequentie en 1 uur per week af, en zeg toe dat jij de knoop doorhakt over wat er wel en niet op mag. |
| "Signy werkt niet goed" of technische klachten | Dan is het geen kaderprobleem maar een gereedschapsprobleem. Vraag door op wat er misgaat en zet dat als aparte taak weg. Niet oplossen in dit gesprek. |
| "Ik vind het leuk om te doen" | Waardevol, maar niet voor 37 uur. Zeg dat je het waardeert en dat het juist daarom een vast budget verdient in plaats van een open einde. |
| Ze schrikt of wordt stil | Herhaal stap 1. Zeg expliciet: "Dit is geen verwijt. Jij bent de enige die haar tijd zo netjes bijhoudt dat ik dit überhaupt kán zien." |
Stap 3 · Vraag naar energie en richting (10 minuten)
"Welk deel van je werk geeft je de meeste energie, en welk deel kost het meest?"
Laat stiltes vallen. Dit is de vraag waar je het meeste uit haalt, en waar jij het minste hoeft te praten.
Waar je op let. Noemt ze de attenties en de mensen? Dan klopt de office manager-richting. Noemt ze vooral het schoonmaken? Dan is de aanname dat ze die kant op wil misschien meer van jou dan van haar. Dat wil je weten vóór je een functieomschrijving neerlegt.
Stap 4 · Leg de functieomschrijving neer (15 minuten)
"Je bent binnengekomen als schoonmaker en er is van alles bij gekomen, maar we hebben nooit opgeschreven wat je rol nu eigenlijk is. Dat vind ik achteraf niet netjes van mij, want het maakt het ook lastig voor jou om te weten wanneer iets af is. Ik heb een voorstel gemaakt. Lees het rustig door, en zeg vooral waar het niet klopt."
Vraag daarna: "Herken je jezelf hierin? Wat mist er, en wat zou je er juist niet bij willen?"
Belangrijk. Geef haar de omschrijving mee naar huis. Verwacht geen antwoord in het gesprek zelf: dit is precies het soort beslissing dat mensen willen laten bezinken, zeker als er ook thuis iets van afhangt.
Stap 5 · Uren en vervolg (10 minuten)
"Als ik alles bij elkaar optel wat in die rol zit, kom ik op 14 tot 16 uur per week. Dat is een derde dag. Je hebt in juni al 12 uur extra gewerkt, dus dat werk ligt er blijkbaar gewoon. Ik wil je niet vragen om nu ja te zeggen. Kijk hoe het met school gaat, en laten we er in augustus op terugkomen."
Vraag daarna: "Als je in september meer zou gaan werken, wat zou je er dan bij willen doen? En wat juist niet?"
Wat je afspreekt voor je afsluit
- Een concreet moment in augustus om op de uren terug te komen.
- Wie het narrowcasting-kader maakt en wanneer (jij, of jullie samen).
- Dat zij de functieomschrijving mag aanvullen en dat jullie hem daarna vastleggen.
Hoe het salaris in het gesprek liep
Jennifer opende zelf op € 18 per uur. Dat is een heldere, concrete opening, en net iets boven wat voor deze functie marktconform is. Het bod van € 16,50 is de mediaan van de markt en een verhoging van 14,6% op haar huidige loon. Het is verstandig dat je in het gesprek geen bedrag hebt vastgeklonken maar hebt toegezegd met een onderbouwd voorstel te komen: dat voorstel ligt nu klaar.
Reservevragen, als het gesprek ruimte geeft
- "Wat heb je van mij nodig om het scherm in een uur per week te kunnen bijhouden?"
- "Merk je dat mensen op het scherm reageren? Waar zie je dat aan?"
- "Waar loop je nu tegenaan omdat niet is vastgelegd wat wel en niet jouw taak is?"
- "Boek je al je tijd? Ik zie de attenties nauwelijks terug in de registratie, terwijl je ze wel doet."